Las 10 claves de la Organización de Eventos, es la guía que esperas para aprender a realizar eventos exitosos. Por ello, un evento es planificar, diseñar el concepto y desarrollar preparativos. Lo que resulta complicado para personas sin experiencia.

Ya sea para un evento público o privado el nivel de estrés es igual. Su objetivo es que las personas asistentes y clientes o invitados queden satisfechos. De modo que si posee poca experiencia a la hora de organizar un evento, este post es para usted.

¿Es necesario contratar un Organizador de Eventos?

Aquellos que no poseen experiencia ni tiempo para planear, necesitan un asesor. Para sentarse a planificar, elaborar presupuestos y visitar agencias de productos e insumos.

Comience con seleccionar la propuesta gastronómica. No deje de lado los elementos de decoración y bebidas. Descubra que un organizador hace todo por usted con profesionalismo, calidad y ajustado a su presupuesto.

Tipos de eventos

Primero, cada evento conlleva una serie de preparativos. En tal sentido debe identificar el tipo de evento. Además de los objetivos, número de invitados, locaciones y duración.

Destacan entre ellos los alimentos o propuesta gastronómica. También bebidas a consumir según el horario. Considere tiempo de duración y público presente. De igual forma, decida decoración según estilo y locación. Como resultado puede sacar el máximo provecho de las instalaciones.

En la categoría de la Organización de Eventos destacan:

Celebraciones personales: Bodas, aniversarios , cumpleaños y almuerzos. También, cenas familiares y bautizos.

Empresariales: Celebración de aniversario, actividades deportivas y congresos. Exposiciones, fiestas de fin de año, lanzamientos de productos.

Públicos: Ferias , conciertos, exposiciones, convenciones, congresos. Así mismo torneos deportivos, desfiles de moda, entre otros

De Marketing: Lanzamiento de marcas, productos y servicios.

Lo que debes saber sobre la Organización de Eventos

• Todos los eventos se planea con antelación.
• Parte de una lista de pendientes y preparativos.
• Claro está que requiere una organización y control absoluto.
• Indispensable dividirlo en cuatro fases. Preproducción, producción, realización del evento y cierre.
• Es necesario contar con un equipo multidisciplinario. Recuerde  delegar en cada área.

¿Aprende como organizar un evento exitoso?

 Lee y entérate de todo lo que necesitas saber. Entonces, ya sea un evento propio o para terceras personas es necesario considerar:

Primera Fase

• Cuenta con un Coordinador que dirija el equipo de trabajo.
• Arma el Plan o Diseño.
• Define  tipo de evento y objetivos
• Revisa cantidad de personas que van a asistir
• Toma medidas de seguridad
• Planea Invitación o convocatoria.
• Evalúa Instalaciones, locación en dónde se realizará el evento.

Segunda Fase

• Contrata empresas para alquiler de sillas, mesas, toldos.
• Elige  la empresa de alimenticios y bebidas, catering, .
• Evalúa la Agencia de decoración según la temática elegida.
• Define la Animación Sonido, Dj y talentos musicales.
• Arma  con equipos de instalación-Montaje y traslado.
• Ten personal de seguridad, camareros, anfitrionas. Además de cocineros, Cheff. Coordinador de sala y más.

10 claves imperdibles para  la Organización de Eventos

Tu plan o propuesta

La magia de un evento depende de la planificación. Consiste en  programar y crear el evento en la imaginación. Pasarlo a una libreta para  hacerlo realidad.  En cierta medida  es cumplir el sueño de quienes quieren efectuar un agasajo. Por tanto,  ese día se aprecia que todo es tal y cual lo imaginaron. Por tanto, se recomiendan plazos de un año, seis o tres meses para planear.

Sobre todo el tiempo precisamente juega a favor cuando se planifica. Tal cual, se define por la cantidad de personas. Igualmente por el nivel de complejidad del mismo. Es decir, un concierto no requiere tal cantidad de tiempo de planeación que un bautizo con 30 invitados.

Sin embargo, no hay que desmerecer un evento al pensar en la cantidad de personas. Quiere decir que en ambos casos, debe imperar la calidad. Precisamente cuando hablamos de calidad, le invitamos a conocer a nuestros mejores expertos en Organización de Eventos, Este equipo sin  duda alguna puede serle de gran utilidad.

Evalúa presupuestos

No obstante debe sincerarse cuál es su presupuesto real. De cuánto dinero dispone para cubrir todo el evento. Y como resultado se ajustan gastos. Por ende en la medida en la que evalúe a las empresas, contratará a las elegidas.  

Realiza un cronograma

Claro está, diseña un plan paso a paso. Seguidamente Imprima una lista con todos los pormenores. Como resultado cumpla metas, y avance en función del tiempo. De igual forma puede valerse de anotaciones, una agenda o calendario con recordatorios. Y no olvidará nada.

Lo más barato no siempre es lo mejor:

En líneas anteriores  afirmábamos la importancia de ajustarse a un presupuesto. Pese a ello no apele siempre a lo económico. Sobre todo busque referencias y recomendaciones para tomar decisiones. Y aplica las 10 claves de la Organización de Evento que si funcionan.

Cantidad de invitados

La cantidad de invitados es fundamental. A partir de allí se estiman todos los aspectos centrales del evento. Número de invitados cantidad de alimentos. Así mismo, si la locación resulta comoda para cierto número de personas.

Alimentos y bebidas

Los alimentos y bebidas se eligen de acuerdo a la cantidad de invitados, edades y gustos. Se selecciona en función del tipo de actividad  y horario de realización.

Entretenimiento

Su objetivo es ofrecer a público, invitados y agasajados una experiencia única e inolvidable. Y el entretenimiento es una pieza clave. Constituye el momento de disfrute de los presentes. El tipo de público define la elección de la música y talentos  de una velada agradable.

Souvenirs

En muchos eventos se le otorga un presente u obsequio a los asistentes.  Por lo general es un elemento de tipo decorativo, simbólico, funcional o promocional. Por ejemplo, en un lanzamiento de un producto entregan muestras o material promocional. En una boda, un objeto decorativo. En una fiesta de trabajadores se obsequian  agendas libros, plumas o bolígrafos.

Audiovisuales, fotografía y video

Claro está que plasmar para el mañana ese momento especial es muy relevante.  Para ello se cuenta con personal especializado que realice su pedido. Ya sean fotografías en escenografías, grupales, así como videos. Estos se disfrutan y comparten como recuerdo de un día especial.

Tener un Plan B

No obstante le aconsejamos tener un plan B y unos nervios de acero. Ciertamente son esenciales a la hora de desarrollar un evento. Siempre pueden surgir imprevistos en los cuales es necesario salir al paso para corregir. Recomendamos tener siempre cubiertos los flancos en todas las áreas de organización.

Más bien por ejemplo, imagine que la empresa de alimentos a última hora no cumple con el pedido. Aun así debe solucionar al tener a la mano el contacto de empresas que entreguen vía delivery pasabocas, y alimentos.